คู่มือการติดตั้งระบบ HubSpot CRM สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต
เผยแพร่เมื่อ 22 มกราคม 2569 · อัปเดตล่าสุด 30 เมษายน 2569
ในบทความนี้
การติดตั้งระบบ CRM ส่วนใหญ่ไม่ล้มเหลวเพราะซอฟต์แวร์ไม่ดี - แต่ล้มเหลวเพราะไปป์ไลน์ไม่ตรงกับวิธีที่ทีมขายขายจริง ข้อมูลที่นำเข้ามาเป็นข้อมูลยุ่งเหยิงที่ไม่มีใครทำความสะอาด หรือไม่มีใครทำการปฐมนิเทศที่จำเป็นเพื่อให้การบันทึกดีลกลายเป็นนิสัยจริง ๆ แทนที่จะเป็นภาระที่ถูกเพิกเฉย คู่มือนี้จะพาไปดูขั้นตอนการติดตั้งตามลำดับความสำคัญ และจุดเฉพาะที่การติดตั้งมักผิดพลาด
ขั้นตอนที่ 1: ทำแผนผังกระบวนการขายจริงก่อนตั้งค่าอะไรทั้งสิ้น
ก่อนการกำหนดค่า HubSpot ใด ๆ กระบวนการขายต้องถูกบันทึกไว้ตามที่เกิดขึ้นจริงในวันนี้ - ไม่ใช่เทมเพลตทั่วไปที่ดึงมาจากการตั้งค่าเริ่มต้นของ HubSpot ไปป์ไลน์ของนายหน้าอสังหาริมทรัพย์ (รับรายการ นัดชมทรัพย์ ยื่นข้อเสนอ ปิดการขาย) ไม่เหมือนกับบริษัทซอฟต์แวร์เลย (จองเดโม เริ่มทดลองใช้ ส่งสัญญา เซ็นสัญญา) และการกำหนดขั้นตอนดีลรอบเทมเพลตที่ผิดเป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทีมขายเลิกใช้ CRM ใหม่ภายในไม่กี่สัปดาห์แรก - เครื่องมือรู้สึกเหมือนกำลังขัดขวางขั้นตอนการทำงานจริงของพวกเขา แทนที่จะสนับสนุน
ขั้นตอนที่ 2: ข้อมูลที่สะอาดเข้าไป ไม่ใช่แค่ข้อมูลเข้าไป
ข้อมูลผู้ติดต่อและบริษัทที่มีอยู่ - มักจะเป็นสเปรดชีต บางครั้งเป็นข้อมูลส่งออกจาก CRM เดิม - มักมีรายการซ้ำ การสะกดชื่อบริษัทที่ไม่สอดคล้องกัน และข้อมูลติดต่อที่ล้าสมัยอยู่เสมอ การนำเข้าข้อมูลนี้ตามสภาพโดยไม่ทำความสะอาดไม่ได้แก้ปัญหาความไม่เป็นระเบียบพื้นฐาน มันแค่ย้ายความยุ่งเหยิงเดิมเข้าไปใน HubSpot ที่ตอนนี้ดูเป็นทางการมากขึ้นแต่ยังคงไม่น่าเชื่อถือสำหรับการรายงานเหมือนเดิม การลบข้อมูลซ้ำ การทำให้รูปแบบชื่อบริษัทเป็นมาตรฐาน และการติดแท็กผู้ติดต่อตามกลุ่มก่อนนำเข้ามักเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุดขั้นตอนเดียวของการติดตั้ง และยังเป็นขั้นตอนที่มักถูกเร่งรีบหรือข้ามไปภายใต้แรงกดดันด้านเวลามากที่สุด - ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการข้ามขั้นตอนนี้จึงก่อให้เกิดปัญหาในอีกหลายเดือนต่อมาเมื่อรายงานไม่ตรงกับความเป็นจริง
ขั้นตอนที่ 3: กำหนดขั้นตอนไปป์ไลน์และฟิลด์ที่จำเป็นอย่างตั้งใจ
ขั้นตอนดีลแต่ละขั้นตอนควรแทนเหตุการณ์เฉพาะที่สังเกตได้ (มีการส่งข้อเสนอ มีการเซ็นสัญญา) แทนที่จะเป็นสถานะคลุมเครือที่พนักงานขายต้องตีความเอาเอง - คำจำกัดความขั้นตอนที่คลุมเครือเป็นสาเหตุทั่วไปของการรายงานไปป์ไลน์ที่ไม่สอดคล้องกัน ที่พนักงานขายสองคนจัดหมวดหมู่ดีลที่คล้ายกันต่างกัน ฟิลด์ที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอนควรมีเพียงเท่าที่จำเป็นจริงสำหรับการรายงาน ทุกฟิลด์ที่จำเป็นเพิ่มเติมคือแรงเสียดทานที่ทำให้พนักงานขายมีแนวโน้มที่จะข้ามการบันทึกดีลอย่างถูกต้อง หรือไม่บันทึกเลย
ขั้นตอนที่ 4: ทำให้การติดตามผลที่มักถูกข้ามเป็นอัตโนมัติ
ลำดับอีเมลและการแจ้งเตือนงานสำหรับการติดตามผลมักเป็นจุดที่ CRM แสดงคุณค่าในทางปฏิบัติ - ลีดที่มิฉะนั้นจะเย็นชาลงเพราะพนักงานขายที่ยุ่งลืมติดตามผล กลับได้รับการแจ้งเตือนตามกำหนดหรือการกระตุ้นอัตโนมัติแทน สิ่งนี้สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจที่มีวงจรการขายยาวหรือตามฤดูกาล ที่ลีดจากสามเดือนก่อนลืมง่ายโดยสิ้นเชิงหากไม่มีระบบกระตุ้นให้ติดต่อในช่วงเวลาที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 5: สร้างแดชบอร์ดจำนวนน้อยที่ผู้บริหารจะดูจริง ๆ
แดชบอร์ดรายงานที่ไม่มีใครเปิดดูคือความพยายามในการตั้งค่าที่สูญเปล่า - เป้าหมายคือแดชบอร์ดที่มุ่งเน้นสองถึงสามชุด (เช่น มูลค่าไปป์ไลน์รวม ดีลแยกตามขั้นตอน กิจกรรมของพนักงานขายรายบุคคล) ที่ตอบคำถามที่ผู้บริหารถามจริงในการทบทวนรายสัปดาห์หรือรายเดือน แทนที่จะเป็นรายงานจำนวนมากที่เจือจางความสนใจและถูกเพิกเฉย ควรทบทวนแดชบอร์ดอีกครั้งหลังจากเริ่มใช้งานจริงไปสองสามเดือน เนื่องจากคำถามที่ผู้บริหารต้องการคำตอบจริง ๆ มักเปลี่ยนไปเมื่อทีมมีข้อมูลจริงให้ดูแล้ว
ขั้นตอนที่ 6: จัดการปฐมนิเทศแบบสด ไม่ใช่บทความช่วยเหลือที่แชร์ไว้
นี่คือขั้นตอนที่การติดตั้งส่วนใหญ่มักข้ามหรือลงทุนน้อยเกินไป และเป็นขั้นตอนที่อาจกล่าวได้ว่ากำหนดความสำเร็จมากกว่าการเลือกการกำหนดค่าใด ๆ เซสชันปฐมนิเทศแบบสดกับทีมขายจริง - แสดงให้เห็นวิธีบันทึกการโทร ย้ายดีลไปข้างหน้า และตรวจสอบแดชบอร์ดของตัวเองอย่างชัดเจน - สร้างการยอมรับที่สูงขึ้นอย่างมีนัยสำคัญกว่าการส่งลิงก์ศูนย์ช่วยเหลือแล้วสมมติว่าคนจะอ่านมัน CRM ที่ไม่มีใครล็อกอินเข้าใช้อย่างสม่ำเสมอแย่กว่าไม่มี CRM เลย เพราะมันสร้างความรู้สึกผิด ๆ ว่าข้อมูลไปป์ไลน์มีอยู่และถูกติดตาม ในขณะที่ในทางปฏิบัติข้อมูลจริงกระจัดกระจายอยู่ในความจำและบันทึกส่วนตัวของพนักงานขาย
ต้องใช้ระดับใดจริง ๆ
ระดับฟรีและ Starter ของ HubSpot ครอบคลุมการติดตามผู้ติดต่อและดีลพื้นฐาน แต่มีความลึกด้านระบบอัตโนมัติและความยืดหยุ่นในการรายงานจำกัด ระดับ Professional และ Enterprise เพิ่มการแตกแขนงลำดับขั้นสูงกว่า การรายงานที่กำหนดเอง และระบบอัตโนมัติของขั้นตอนงาน แต่ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ต้องการความลึกนั้นตั้งแต่เริ่มต้น การกำหนดขนาดระดับที่เหมาะสมตามความต้องการจริง - แทนที่จะเลือกตัวเลือกที่ถูกที่สุดที่มีและชนกำแพงความสามารถในอีกไม่กี่เดือนต่อมา หรือซื้อความสามารถเกินความจำเป็นที่ทีมจะไม่มีวันใช้ - เป็นส่วนหนึ่งของการสนทนากำหนดขอบเขตเบื้องต้น ไม่ใช่ข้อสมมติที่ทำไว้ล่วงหน้า
สัญญาณเตือนล่วงหน้าว่าการติดตั้งกำลังออกนอกลู่นอกทาง
มีรูปแบบไม่กี่อย่างที่มักปรากฏขึ้นแต่เนิ่น ๆ เมื่อการติดตั้งกำลังมีปัญหา ได้แก่ พนักงานขายบันทึกดีลไม่สม่ำเสมอหรือบันทึกหลังเหตุการณ์นานแทนที่จะบันทึกแบบเรียลไทม์ ขั้นตอนดีลที่ไม่สอดคล้องกับจุดตัดสินใจจริงอย่างชัดเจนจนพนักงานขายหลายคนตีความสถานการณ์เดียวกันต่างกัน และช่องว่างที่เพิ่มขึ้นระหว่างสิ่งที่แดชบอร์ดไปป์ไลน์แสดงกับสิ่งที่ผู้บริหารฝ่ายขายเชื่อว่ากำลังเกิดขึ้นจริง การจับสัญญาณเหล่านี้ในเดือนแรกหรือสองเดือนแรก - ผ่านการเช็คอินสั้น ๆ กับพนักงานขายแทนที่จะรอการทบทวนรายไตรมาส - แก้ไขได้ง่ายกว่าอย่างมีนัยสำคัญเมื่อเทียบกับหลังจากข้อมูลที่ไม่สอดคล้องสะสมมาหลายเดือนและการรายงานสูญเสียความเชื่อมั่นของผู้บริหารไปแล้ว
การดูแลระบบหลังจากเริ่มใช้งานจริง
การติดตั้ง CRM ไม่ใช่โครงการครั้งเดียว - ขั้นตอนไปป์ไลน์ ฟิลด์ที่จำเป็น และกฎระบบอัตโนมัติมักต้องปรับเปลี่ยนเมื่อกระบวนการขายเองพัฒนาไป มีการเพิ่มผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือทีมเติบโตขึ้น เราแนะนำการทบทวนสั้น ๆ สามถึงหกเดือนหลังเริ่มใช้งานจริงโดยเฉพาะเพื่อตรวจสอบว่าการกำหนดค่าเดิมยังตรงกับวิธีที่ทีมขายจริงหรือไม่ เนื่องจากกระบวนการขายมักเบี่ยงเบนไปจากการออกแบบเดิมบ้างเมื่อดีลจริงเริ่มไหลผ่านระบบ และการปรับการกำหนดค่าเล็กน้อยในจุดนั้นรบกวนน้อยกว่าการติดตั้งใหม่ทั้งหมดในภายหลังมาก
HubSpot เข้ากับเครื่องมือสร้างลูกค้าเป้าหมายอย่าง Apollo ได้อย่างไร
HubSpot บริหารไปป์ไลน์เมื่อมีลีดอยู่แล้ว มันไม่ได้ค้นหาผู้มุ่งหวังใหม่ด้วยตัวเอง ธุรกิจที่ทำการหาลูกค้าเชิงรุกแบบ outbound มักจับคู่ HubSpot กับเครื่องมืออย่าง Apollo กำหนดค่าให้การตอบกลับเชิงบวกต่อลำดับ outbound สร้างดีลใหม่ใน HubSpot โดยอัตโนมัติ แทนที่จะต้องให้พนักงานขายป้อนลีดใหม่ด้วยมือ การผสานรวมนี้มักเป็นหนึ่งในส่วนที่มีคุณค่ามากที่สุดของการตั้งค่าแบบรวม เนื่องจากช่วยขจัดขั้นตอนด้วยมือ (และความเสี่ยงที่การตอบกลับที่มีแนวโน้มดีจะถูกพลาดหรือลืม) ระหว่างลีดที่แสดงความสนใจกับลีดนั้นกลายเป็นดีลที่ติดตามและติดตามผลได้
การตั้งความคาดหวังที่สมจริงสำหรับเดือนแรก
ทีมขายแทบไม่เคยบันทึกดีลได้อย่างสมบูรณ์แบบตั้งแต่วันแรก - สองสามสัปดาห์แรกหลังเริ่มใช้งานจริงมักมีพนักงานขายลืมขั้นตอน จัดหมวดหมู่ดีลผิด หรือกลับไปใช้นิสัยเดิมชั่วคราวอย่างการบันทึกดีลในสมุดบันทึกส่วนตัวควบคู่กับระบบใหม่ นี่เป็นเรื่องปกติและไม่ใช่สัญญาณว่าการติดตั้งล้มเหลว สิ่งที่สำคัญคือพฤติกรรมการบันทึกดีขึ้นอย่างสม่ำเสมอทุกสัปดาห์เมื่อทีมเริ่มคุ้นเคย ซึ่งติดตามและแก้ไขได้ง่ายกว่าด้วยการเช็คอินสั้น ๆ รายสัปดาห์ในเดือนแรก มากกว่าการรอการทบทวนอย่างเป็นทางการในภายหลัง ซึ่งเมื่อถึงจุดนั้นนิสัยที่ไม่ดีจะแก้ไขได้ยากขึ้น